Organizacji retreatu bliżej jest do założenia małej firmy niż do planowania podróży. Wymaga pomysłu, odbiorców, ceny, sprzedaży i operacji. Dobra wiadomość jest taka, że prawie każdy prowadzący, który dziś zapełnia retreaty, zaczynał tak samo: od małej społeczności, daty i decyzji, by spróbować.
Ten przewodnik jest dla Ciebie, jeśli czujesz ciekawość, myślisz o tym od jakiegoś czasu lub decyzja już zapadła i potrzebujesz planu. Przedstawia osiem kroków, przez które przechodzą organizatorzy retreatów: od pomysłu aż po czas po powrocie grupy do domu.
Jak od zera stworzyć retreat jogi lub wellness
Nie potrzebują Państwo doświadczenia w organizacji wyjazdów ani ogromnej grupy odbiorców. Wyjazd z jogą, wellness, fitness czy krąg kobiet opierają się na trzech filarach: społeczności, która Państwu ufa, przejrzystym programie oraz obiekcie dbającym o logistykę. Poniższe osiem kroków przeprowadzi Państwa przez cały proces.
1. Zdefiniuj, dla kogo jest Twój retreat i co uczestnicy z niego wyniosą
Retreat dla każdego nie sprzeda się nikomu. Zanim zaczniesz szukać miejsca, odpowiedz pisemnie na trzy pytania:
- Kim jest Twój uczestnik? Nie przedział wiekowy, lecz konkretna osoba: czym się zajmuje, o co się martwi i dlaczego potrzebuje odpoczynku od codzienności.
- Co się w nich zmienia po wyjeździe? Praktyka, do której powracają, nowy nawyk, lepiej zgrany zespół, decyzja, którą wreszcie podejmują. To właśnie ta transformacja jest tym, co sprzedajesz, a nie noce w hotelu.
- Dlaczego z Tobą? Państwa metoda, historia lub społeczność. To powód, dla którego ktoś wybiera Państwa, a nie inny wyjazd w internecie.
Gdy to jest jasne, nazwa retreatu, program i teksty promocyjne piszą się niemal same.
2. Potwierdź zainteresowanie, zanim się zobowiążesz
Najbardziej kosztownym błędem jest rezerwacja miejsca na wyjazd, którym nikt nie jest zainteresowany. Weryfikacja pomysłu nic nie kosztuje, wymaga jedynie rozmów:
- Zapytaj swoją społeczność. Relacja na Instagramie, wiadomość e-mail do bazy odbiorców lub ogłoszenie na koniec zajęć: „Myślę o pięciodniowym retreacie nad morzem. Czy bylibyście zainteresowani?”
- Stwórz listę potencjalnych uczestników. Prosty formularz z imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail oraz potencjalnymi terminami. Warto zebrać listę kilkukrotnie większą niż liczba miejsc, ponieważ nie każdy zainteresowany ostatecznie dokona wpłaty.
- Porozmawiaj indywidualnie ze swoimi najbliższymi uczestnikami. Dają znać, jaka cena jest dla nich przystępna, które terminy im odpowiadają i co skłoniłoby ich do decyzji na tak.
3. Zaplanuj program, który pozostawia przestrzeń
Osoby prowadzące wyjazdy po raz pierwszy miewają tendencję do zapełniania każdej godziny. Uczestnicy z kolei najbardziej doceniają to, co przeżywają bez pośpiechu. Dobrze zaplanowany dzień warsztatowy równoważy:
- Praktyka podstawowa. Jedna lub dwie sesje dziennie, w stałych godzinach, oparte na Państwa metodzie jako fundamencie.
- Doświadczenia zakorzenione w tym miejscu. Wędrówka do wodospadu, rytuał błotny, ognisko na plaży. Czerpią z tego, co oferuje otoczenie, i nie wymagają od Ciebie prowadzenia.
- Prawdziwie wolny czas. Godziny bez żadnego planu: na hamak, ocean lub rozmowę. To właśnie wtedy tworzy się więź w grupie.
Rozpisz typowy dzień godzina po godzinie i podziel się nim z obiektem. Dzięki temu posiłki, przestrzenie i transfery dopasują się do Twojego programu, a nie odwrotnie.
4. Wybierz miejsce i termin
Miejsce jest częścią programu. Porównując opcje, warto zwrócić uwagę na:
- Przestrzeń do praktyki. Zaciszne miejsce z przestrzenią dla całej grupy, z dala od hałasu z zewnątrz.
- Pokoje i posiłki. Mogą ugościć całą Państwa grupę razem i dostosować menu do różnych diet.
- Przyjazd. Jak łatwo można dotrzeć z lotniska i kto koordynuje transfery. Miejsce dostępne wyłącznie drogą morską, takie jak Quimixto, sprzyja wyciszeniu, lecz wymaga sprawnej logistyki.
- Sezon. Na meksykańskim wybrzeżu Pacyfiku od listopada do kwietnia trwa pora sucha i te terminy zapełniają się najszybciej.
- Warunki płatności. Ile wynosi zadatek na zablokowanie terminu i jakie są terminy płatności. Określa to, jakimi środkami trzeba dysponować przed rozpoczęciem sprzedaży.
5. Uwzględnij w cenie wszystkie koszty
Cena obejmująca wyłącznie zakwaterowanie oznacza, że pracujesz za darmo. Przed publikacją podlicz:
- Miejsce: zakwaterowanie, posiłki i przestrzenie do praktyki.
- Zespół: instruktorzy gościnni, asystenci, fotograf.
- Doświadczenia i wyposażenie: dodatkowe aktywności, maty, dzienniki, pakiety powitalne.
- Sprzedaż: reklama, prowizje platform wyjazdowych oraz opłaty za płatności kartą.
- Podatki i bufor na nieprzewidziane wydatki. Lepiej mieć zapas niż żeby miało zabraknąć.
- Państwa wynagrodzenie. Państwa praca przed, w trakcie i po warsztatach to również koszt.
Warto jasno określić, co jest wliczone w cenę, a co nie. Ceny zazwyczaj nie obejmują przelotów ani transferów lotniskowych, a wyraźne zaznaczenie tego od samego początku pozwala uniknąć nieporozumień.
6. Sformułuj zasady, zanim pobierzesz pierwsze peso
Uczestnicy potrzebują jasnych zasad, a Państwo potrzebują, by były one spójne z zasadami obiektu:
- Zadatek na rezerwację miejsca oraz termin płatności końcowej, przed Państwa własnym rozliczeniem z obiektem.
- Zasady anulowania rezerwacji. Jeśli depozyt za obiekt jest bezzwrotny, depozyt od uczestników również nie powinien podlegać zwrotowi.
- Transfery na spoty. Możliwość przekazania swojego miejsca innej osobie zabezpiecza Twój dochód i jest uczciwa wobec uczestnika.
7. Rozpocznij sprzedaż wcześnie i z prawdziwymi zdjęciami
Sprzedaż miejsc na warsztatach to rozmowa trwająca tygodniami, a nie pojedyncza reklama:
- Zacznij od swojej społeczności. Państwa lista zainteresowanych dowiaduje się o tym jako pierwsza, otrzymując ograniczoną czasowo ofertę early booking.
- Pokaż to miejsce. Prawdziwe zdjęcia i filmy z obiektu, plaży oraz przestrzeni do praktyki sprzedają lepiej niż jakikolwiek opis. Poproś swój obiekt o materiały.
- Przedstaw program. Przedstaw plan typowego dnia, zaprezentuj zaproszonych instruktorów i odpowiedz na pytania na żywo.
- Zwiększ swój zasięg. Platformy takie jak BookRetreats, BookYogaRetreats czy Retreat Guru łączą Państwa z osobami szukającymi wyjazdów typu retreat, pobierając prowizję.
- Wykorzystaj opinie gości. Jeśli to Twój pierwszy retreat, podziel się opiniami ze swoich zajęć lub warsztatów. To zaufanie do Ciebie decyduje o sukcesie.
8. Przygotuj grupę i pomyśl o kolejnym retreacie
- Wypełnij formularz rejestracyjny: alergie, diety, istotne kwestie zdrowotne, kontakt w nagłych wypadkach.
- Wskazówki dojazdu: polecane loty, jak dotrzeć do punktu wyjazdu, rozkłady oraz co ze sobą zabrać.
- Grupa WhatsApp: dwa lub trzy tygodnie wcześniej, aby uczestnicy przyjechali znając się już nawzajem.
Moment największego zaufania w grupie przypada na sam koniec. Warto poprosić o opinie, przesłać krótką ankietę, podzielić się zdjęciami i ogłosić termin kolejnych warsztatów ze zniżką early booking dla powracających. Wielu prowadzących zapełnia swój drugi wyjazd uczestnikami pierwszego oraz ich znajomymi.